Para realizar una reunión es necesario designar a las personas que deben participar en ella y determinar el lugar en el
que poder llevarla a cabo. Las directrices básicas de una reunión son:
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Preparar y convocar la reunión (orden del día)
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Realizar la reunión
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Consolidar el resultado de la reunión
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Elaborar el acta de reunión
Previamente a la convocatoria de la reunión, se definen los objetivos, se planifica el método de trabajo que se va a
seguir y el tiempo del que se dispone, se eligen los participantes y se prepara el material necesario.
Después de la preparación, es imprescindible enviar al usuario la convocatoria con el orden del día de la reunión. Este
orden incluye la fecha, hora de inicio, hora de finalización prevista, lugar, asistentes y los puntos a tratar,
detallando, entre otros, el tiempo que se dedicará a cada tema y la persona responsable de exponerlo. Dicha
convocatoria se envía con antelación suficiente para que los asistentes puedan organizar su agenda y prepararse para la
reunión con tiempo.
Al inicio de la reunión, es importante hacer un resumen general de los temas a tratar, los objetivos que se persiguen,
el método de trabajo y la agenda de la reunión. Si se considera oportuno se puede utilizar la técnica de presentación.
Desde su inicio se debe crear un clima de confianza entre los asistentes. La persona responsable de la reunión ejercita
la dinámica de dirección de grupos, estimulando la participación, controlando el ritmo de la sesión y centrando o
clarificando el tema cuando sea necesario. Al finalizar, se sintetizan las conclusiones, se comprueba si hay acuerdo o
si quedan puntos pendientes de reflexión y se propone fechas para próximas reuniones.
El responsable de
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